Фонд «Артист» Постановка управленческого учёта
Бла­го­тво­ри­тель­ный фонд под­держ­ки де­я­те­лей ис­кус­ства «Ар­тист» оказывает материальную помощь и моральную поддержку ак­тё­рам те­ат­ра и ки­но стар­ше­го по­ко­ле­ния — тем, кто сегодня не имеет возможности вести достойный и полноценный образ жизни. Программы и мероприятия фонда действуют в 68 городах России.

Запрос

В 2017 году фонд получил государственную субсидию. Это событие стало новым этапом в развитии организации. Появилась возможность масштабировать свою работу на регионы и оказывать ещё больше поддержки своим подопечным. Необходимо было повысить прозрачность и разработать систему отчётности по грантовым средствам.

Цели и задачи

Разработать систему управленческого учёта

Реализация

Разработка системы управленческого учёта

Задача состояла в выстраивании системы управленческого учёта. Вместе с командой фонда «Артист» мы сформировали стратегию работы. Так, например, в результате ведение управленческого учёта переместилось из экселя в специализированную систему.


Система управленческого учёта помогает проследить, как именно распределяется та помощь, которая приходит в НКО: сколько в общей сложности потрачено по каждой программе, проекту, статье и даже мероприятию. Управленческий учёт нужен фондам для ежедневной оценки деятельности, а ещё для того, чтобы быстро принимать взвешенные решения, подкреплённые реальными цифрами, и понимать свой «запас прочности» по тому или иному источнику.


Многие некоммерческие организации ведут управленческий учёт в экселе, но зачастую у фондов может не хватать квалифицированных ресурсов, что делает работу менее прозрачной и затрудняет контроль. Сложно отследить, какие и кем были внесены изменения в экселевскую таблицу. Кроме того, на основе управленческого отчёта готовится отчётность в Министерство юстиций. Получается, всю информацию из экселя сотруднику необходимо самостоятельно переносить в унифицированную форму.


В нашей системе формирование данной отчётности автоматизировано благодаря тому, что управленческий учёт ведется в разрезе «Источник — Программа — Проект — Статья затрат — Благополучатель (при необходимости)». При работе над управленческой отчётностью мы присваиваем дополнительные коды поступлениям и расходам, на основе которых затем и строится отчётность в Министерство юстиций. Тратить время на то, чтобы заполнять всё вручную, не нужно. 


Выстроенная система позволяет проводить аналитику того, насколько эффективно помощь распределяется. Также руководители видят состав приходов и расходов. За год появляется группа «состав источников». Она помогает увидеть, кто жертвует в фонд деньги. Наглядно видны доли пожертвований от физических и юридических лиц, объём государственного финансирования, группы рекуррентных платежей и прочих источников. Крупные пожертвования всегда отображаются отдельно.

Когда у нашего фонда возникают вопросы или когда к нам приходят проверки, команда Philin реагирует молниеносно, помогает найти решения. Для меня как директора это очень важно.
Ольга Каталина
директор фонда «Артист»